Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Eventkoordinatorassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi leder efter en struktureret og serviceminded Eventkoordinatorassistent, der kan støtte planlægning, koordinering og gennemførelse af arrangementer fra idéfase til afslutning. I denne rolle bliver du en vigtig del af den daglige eventdrift og hjælper med at sikre, at både interne og eksterne arrangementer forløber professionelt, effektivt og i overensstemmelse med virksomhedens mål. Stillingen passer til dig, der trives i et dynamisk miljø, kan holde overblik over mange detaljer samtidig og motiveres af at skabe gode oplevelser for deltagere, kunder og samarbejdspartnere.
Som Eventkoordinatorassistent vil du arbejde tæt sammen med eventansvarlige, leverandører, lokationer og interne teams. Du vil bidrage til praktiske og administrative opgaver såsom booking, deltagerhåndtering, tidsplaner, materialeforberedelse, kommunikation og opfølgning. Rollen kræver, at du er god til at samarbejde, men også kan arbejde selvstændigt med klare deadlines og skiftende prioriteter. Du skal kunne bevare roen i travle perioder og være løsningsorienteret, når uforudsete udfordringer opstår.
Dine opgaver vil omfatte støtte til planlægning af konferencer, messer, firmaarrangementer, workshops, kundeevents og interne møder. Du vil hjælpe med koordinering af lokaler, teknik, catering, transport, registrering og deltagerkommunikation. Derudover vil du ofte være involveret i udarbejdelse af kørelister, opdatering af deltagerlister, kontakt med leverandører og sikring af, at alle praktiske detaljer er på plads før, under og efter arrangementet. En vigtig del af jobbet er også at bidrage til en positiv deltageroplevelse gennem professionel service og tydelig kommunikation.
Vi søger en person med stærke organisatoriske evner, sans for detaljer og interesse for eventbranchen. Erfaring med administrative opgaver, kundekontakt eller eventafvikling er en fordel, men det vigtigste er, at du er engageret, lærevillig og klar til at tage ansvar. Du skal kunne arbejde med digitale værktøjer, håndtere flere opgaver samtidigt og kommunikere klart på dansk. Kendskab til budgetopfølgning, leverandørstyring og planlægningsværktøjer vil være en fordel.
Hos os får du mulighed for at udvikle dine kompetencer inden for eventplanlægning og projektstøtte i en rolle med stor variation og tæt samarbejde på tværs af organisationen. Vi tilbyder et arbejdsmiljø, hvor kvalitet, samarbejde og fleksibilitet er i fokus, og hvor du får mulighed for at bidrage aktivt til vellykkede arrangementer, der skaber værdi for både deltagere og virksomhed. Hvis du er praktisk anlagt, detaljeorienteret og brænder for at få arrangementer til at lykkes, vil denne stilling være en spændende mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Assistere med planlægning og koordinering af arrangementer fra start til slut
- Kommunikere med leverandører, lokationer og interne interessenter
- Håndtere deltagerregistrering, invitationer og opfølgende kommunikation
- Udarbejde tidsplaner, kørelister og praktiske oversigter til events
- Sikre at materialer, udstyr og lokaler er klar før arrangementer
- Yde praktisk støtte under afvikling og hjælpe med problemløsning på dagen
- Følge op efter arrangementer med evaluering og administrativ afslutning
- Bidrage til budgetopfølgning og kontrol af udgifter relateret til events
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administration, koordinering eller eventrelaterede opgaver er en fordel
- Stærke organisatoriske evner og god sans for detaljer
- Evne til at håndtere flere opgaver samtidigt og arbejde under tidspres
- Gode kommunikationsevner på dansk, både skriftligt og mundtligt
- Serviceminded tilgang og professionel fremtoning i kontakt med deltagere og partnere
- Rutineret bruger af almindelige kontorprogrammer og digitale planlægningsværktøjer
- Fleksibilitet i forhold til arbejdstider ved arrangementer og deadlines
- Evne til at arbejde selvstændigt såvel som i teams
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med planlægning eller afvikling af arrangementer?
- Hvordan sikrer du overblik, når du arbejder med mange detaljer samtidigt?
- Har du erfaring med kontakt til leverandører eller eksterne samarbejdspartnere?
- Hvordan håndterer du uforudsete ændringer på dagen for et arrangement?
- Hvilke digitale værktøjer har du brugt til koordinering og administration?
- Hvordan vil du bidrage til en positiv oplevelse for deltagere og gæster?
- Er du fleksibel i forhold til arbejdstider ved events og arrangementer?
- Hvad motiverer dig ved at arbejde i en assisterende eventrolle?
